Kun saat sähköpostia
työssäsi miten nopeasti vastaan postiin? Vai vastaatko ollenkaan? Monella se
varmasti riippuu paljon siitä millaista postia saa. Olen saanut yrittäjänä monenlaista sähköpostia, mutta myös lähettänyt. Sähköpostitulva on nykypäivänä
jo lähes ähkyä ja helposti joku tärkeäkin viesti voi jäädä hetkeksi
huomaamatta. Siksi on ymmärrettävää, että moni on väsynyt vastailemaan
posteihin. Omien kokemusteni pohjalta pohdin tätä asiaa vähän eri näkökulmasta
mitä ehkä moni on pohtinut. Pohdinnasta jätän kokonaan pois ne varsinaiset
asiakaspostit, siis sellaiset joita olemassa olevat asiakkaat lähettävät
säännöllisen epäsäännöllisesti, niihinhän kaikki vastaavat melko ripeästi -eikö
niin?
Koska tähän juttuun ei varsinaisesti liity kuvia, nappasin joitakin ottamiani kuvia tekstiä piristämään :)
Työ- tai
harjoittelupaikan hakija
Itse saan tietyin ajoin tilitoimistooni näitä posteja
melkoisiakin määriä. Joskus aikanaan minulla oli yrityksessäni sellainen
tilanne, että aina välillä pystyn näistä jonkun hakijan poimimaan
harjoittelijaksi tai koulun näyttötyötä tekeväksi toimistollemme. Talteen
laitoin jokaisen meilin siltä varalta, että joskus tarvitsisin työntekijää.
Joskus jopa useamman vuoden jälkeen otin yhteyttä ja palkkasin hyvän hakemuksen
tehneen ihmisen töihin.
Mutta olennaista nyt ei ole se onnistuuko hakija saamaan
harjoittelu- tai työpaikan, vaan se miten vastaat näihin posteihin. Tai
oikeastaan vastaatko ollenkaan. Jos et vastaa, sähköpostin lähettäjä ei voi
tietää, onko vastaamattomuutesi merkki siitä, ettei sinua kiinnosta, siitä että
et ole vielä edes lukenut postia vai siitä että mietit asiaa. Jos sinulla ei ole mahdollisuutta palkata
ketään tai tarjota harjoittelupaikkaa, ilmoita se lyhyesti ja ystävällisesti.
Hakijat ovat kyllä tottuneet kielteisiin vastauksiin, sillä et erotu
negatiivisesti. Jos mietit asiaa, kerro miettiväsi ja ilmoita mihin mennessä
teet päätöksesi, tai jos haluat nähdä hänet, sovi tapaaminen. Kunhan vastaat.
Miksi vastaaminen on tärkeää? Se on totta kai tärkeää
viestin sinulle lähettäneelle, että hän saa vastauksen, jotta tietää jatkaa.
Miksi se sitten on sinulle, tai oikeammin yrityksellesi tärkeää? Tämä henkilö
muodostaa kuvan yrityksestäsi se perusteella vastaatko vai et ja jos vastaan
vastaatko ystävällisesti. Hän voi myöhemmin olla jossakin yrityksessä siinä
asemassa, että hän päättää hankinnoista. Arvaa onko yrityksesi luottamuslistan
kärjessä, kun et aikanaan vaivautunut edes vastaamaan hänen viestiinsä? Tai hän
itse kuluttajana voi olla tekemässä isohkoa ostopäätöstä, tai hän sukulaisensa
tai tuttavansa. Voi löytää vastaamattomuutesi edestäsi yllättävistä paikoista, ilman
että edes tiedät mistä johtui se, että hävisit tarjouskilvan, tai että asiakas
hakee vaikka vähän kauempaakin saman tavaran eikä tule sinun yritykseesi.
 |
| Keväinen kotipiha |
Yhteistyökyselyt ja
sponsorointihakemukset
Jos noissa työ- ja harjoittelupaikan kysymyksissä olen ollut
se joka vastaa, niin näissä yhteistyökysymyksissä olen lähiaikoina ollut se
lähettävä osapuoli. Toki harvoin saan myös tukea pyytäviä sähköposteja, mutta
se on harvassa johtuen luultavasti tilitoimistotoimialasta.
Mutta siis nämä pyynnöt. Käytän itse mielelläni sähköpostia
kahdesta syystä. Ensinäkin siinä voin selittää mistä on kysymys ja jakaa
mukaan pari valokuvaa. Toiseksi haluan antaa vastaanottajalle mietintäaikaa.
Minulle joku sanoi, että ei kun soittaa pitää ja vaatia vastaus heti. Se
on jollekin ehkä sopiva tapa, mutta koska ajattelen tätä asiaa kuten elämää
yleensäkin niin että asettaudun itse toisen asemaan, niin jos minulle soitetaan
ja pyydetään tukea ja vastaus pitää antaa heti, vastaus on 99,999% varmasti; EI
KIITOS. Soiton kesken työpäivää koen häiritsevänä ja se että siinä pitää
yhtäkkiä keskittyä johonkin ja päättää lähteekö mukaan, koen sellaisena,
ettei soittaja arvosta minun työtäni tai työaikaani, kun hän haluaa päättää,
keskeytänkö sen juuri nyt hänen asiansa kuullakseni. Siksi itse en soita, kun
haluan kysyä yritystä mukaan.
Näitä sähköposteja olen nyt kirjoitellut Pitsimissikilpailun
tiimoilta. Meillä on muutama hyvä yhteistyökumppani, jotka ovat olleet mukana rakentamassa tätä kilpailua useamman vuoden ja me arvostamme heitä sunnattoman
paljon, hyviä tyyppejä kaikki ihmisinä ja heidän tukensa on arvokasta. Joka
vuosi olen kuitenkin kerännyt myös pieniä palkintoja, jotta jokainen finalisti
saisi jotain pientä, kun on kilpailuun osallistunut, vaikka ei sijoittuisikaan.
Tänä vuonna meillä lisäksi oli uusi tilanne, kun hotellin sijasta majoituimme Freinet
koululla, yhteismajoituksessa. Idea osoittautui loistavaksi ja tulemme sitä
jatkamaan. Tämä uusi tilanne sai aikaan uudenlaisia tarpeita, niinpä käännyin
yritysten puoleen vuoteiden ja vuodevaatteiden sekä aamu- ja
iltapalatarvikkeiden hankinnassa. Hiustenkuivaajistakin kyselin ja on sanottava, että reaktiot
sähköposteihini olivat mielenkiintoisia. Hyvin opettavaisia.
Taitava henkilö tekee
kauppaa, vaikka ei suostu ehdotukseen!
Hei kärkeen haluan sanoa, että se, oliko vastaus mielestäni
hyvä ei ole kiinni siitä lähtikö yritys mukaan vai ei. Ensiksi yksi erittäin
hyvä tapa vastata. Kysyi Jyskistä sähköpumpulla varustettuja ilmatäytteisiä
”sänkyjä” ja vuodevaatteita. He kuitenkin tukevat paraolympialiasiin lähtevää
Suomen joukkuetta, joten he vastasivat, ettei muiden kohteiden tukeminen
onnistu. Me toki tarjosimme vastineeksi mainontaa, mutta ymmärrän, ettei meidän
mainontamme Jyskin kokoiselle yritykselle ole merkittävää, joten menimme samaan kategoriaan avustusten kanssa. Mutta vaikka he
kieltäytyivät lähtemästä yhteistyökumppaniksi vuodetarpeita lahjoittamalla, he
tekivät vastatarjouksen, heidän yritysmyyntinsä lähetti minulle erittäin
edullisen tarjouksen tarvitsemistani tuotteista. Näin he saivat kauppaa ja minusta tyytyväisen
asiakkaan itselleen myös yksityishenkilönä. Ja jos tarvitsen myöhemmin
Pitsimissikilpailun merkeissä jotain, käyn kyllä ihan ensin katsomassa,
löytyykö heiltä. Vaikka he torjuivat pyyntöni saada mitä tarvitsemme, he
ymmärsivät, ettei budjettimme ole suuri ja tarjosivat edullista vaihtoehtoa. Vastauksellaan
he myös osoittivat, etteivät ignooranneet meitä. Tiedostan kyllä, että se on
opeteltu markkinointi- ja asiakaspalvelutaktiikka, mutta entä sitten? He ovat
välittäneet asiasta sen verran että ovat opetelleet ja ottaneet sen käyttöön.
 |
| Poroholman kaunis rantamaisema |
On toki mukava lukea
innostuneita vastauksia
Uusista kontakteista sain Kontion Leipomolta, Kivikylän Palvaamosta
ja K-Market Lapinpadasta ihania myönteisiä vastauksia, he lähtivät mukaan ja
vastaukset olivat ystävällisiä, samoin Rauman Keskus Apteekin kanssa uusi
yhteistyö oli antoisaa ja heidän kanssaan oli miellyttävä asioida. Mutta kuten
sanoin ei se vaikuta yrityskuvaan minun mielessäni lähtivätkö he mukaan vai
eivät. Toki kun yhteistyötä tehtiin se vaikuttaa käytökseeni, sen myönnän. Olen
ennenkin pyrkinyt asioimaan kotiseudulla K-Market Lapinpadassa, koska
mielestäni lähikauppaa pitää tukea, eikä kantaa ostoksia isoista marketeista,
ellei sitten asu sellaisen vieressä. Mutta aivan varmasti yhä tarkemmin katson,
että teen ostokseni heillä. Samoin varmasti valitsen entistä enemmän Kivikylän
tai Kontion tuotteita. Kun tarvitsen apteekkituotteita, totta kai askeleeni vie
juuri siihen apteekkiin jonka henkilökuntaa nyt tunnen paremmin. Onhan minulle muutoinkin selvää, että jos
tarvitsen tietyntyypistä asua, käyn ensiksi Cameo Boutiquessa tai vähän
toisenlaista asua niin matkani vie Designhouse Hellapuuhun. Jos tarvitsen uima- tai
alusasuja, en mieti vaan matkaan Alusasuliike Helmeen. Kun piti hankkia
kummilapselle risti, en edes miettinyt vaan kävelin Kultasepänliike Helkelään
ja ostin kauniin ristin. Tai kun tarvitsen näkemisen tuotteita, valintani on
luonnollisesti Silmäoptikot Palmu. Tai kun tarvitsen jollekin kukkia, Kukka
Shop Rosassa osataan tehdä juuri minun tarpeisiin sopiva kimppu. Tai kun hiukseni tarvitsevat jotain kohennusta, Tukkapaja on se paikka johon menen. Nämä
ostokäyttäytymiseen vaikuttavat asiat johtuvat osaksi siitä, että yhteistyön
puitteissa tutustuin paremmin ihmisiin, joita yrityksessä on. On aina
mukavampaa asioida tuttujen kanssa. Toki se johtuu myös siitä, että nämä
yritykset ovat alansa parhaita Raumalla.
 |
| Poroholman maisema purjeveneineen |
Kielteinenkin vastaus
on paljon parempi kuin ei vastausta ollenkaan…
Sain myös vastauksia, joissa kohteliaasti kieltäydyttiin
yhteistyöstä. Rehellinen kieltäytyminen ei ole pahasta. Totta kai yrityksellä
on oikeus sanoa, ettei tämä yhteistyö juuri nyt kiinnosta, enkä minä siitä
pahastu. Olen itsekin yrittäjä ja tiedän ettei kaikkeen voi lähteä mukaan.
Jokaisessa lähettämässäni viestissä kirjoitin loppuun pyynnön, että jos tämä
esittämäni yhteistyötarjous ei juuri nyt kiinnosta, olisi mukavaa, jos siitä
ilmoitettaisiin, niin teidän kääntyä asiassa jonkun toisen puoleen. Silti moni
jätti vastaamatta. En voi ymmärtää sitä, että joku yrittäjä kokee, ettei
viestini ole vastaamisen arvoinen. Enkä nyt tarkoita, että se olisi jotenkin
arvokkaampi, kun se tulee juuri minulta :) Vaan sen vuoksi että minä olen heidän potentiaalinen asiakkaansa, sekä tämän edustamani
yrityksen edustajana, että myös yksityishenkilönä. Ja muistanhan minä sen, ettei
viestiini vaivauduttu vastaamaan. Edessä on alkutalvella mm. poikamme
ylioppilasjuhlat ja mietin kyllä tarkkaan, mistä ostan sinne kalaa, tai
sanotaanko mistä en osta. Koska tulen tekemään sinne pääosin ruuan itse,
minulle on selvää, että leivän jota en itse ajatellut leipoa, ostan Kontiolta
ja tarvitsemani lihan Kivikylästä, muut tarveaineet kotikylän K-Market
Lapinpadasta, mutta olisin ehkä ostanut jotain muutakin valmiina kuin leivän,
mutta myönnän että vastaamattomat sähköpostit vaikuttavat valintoihini. Ei siis
se, että sain kieltävän vastauksen vaan se että minusta ja asiastani ei
välitetty tai minua arvostettu potentiaalisena asiakkaana niin paljon, että
olisi jaksettu vastata muutama rivi, vaikka vain: ”Hei, kiitos tarjouksestasi,
mutta emme nyt lähde mukaan” ja asiaan kuuluvat allekirjoitukset perään.
Silloin minulle olisi tullut tunne siitä minut ja asiani on huomioitu, minua ja minun aikaani on
arvostettu niin, että on kerrottu, ettei asia nyt kiinnosta ja olen vapaa
kysymään muualta.
Mitä se kertoo, kun
et vastaa viestiin?
Minulle se kertoo, että et välitä. Sinua ei kiinnosta se
mistä olen kertonut sinulle, vaikka vielä loppuun olen pyytänyt, että ilmoitat
jos et halua olla mukana. Potentiaalinen asiakas ei kiinnosta. Minulla nyt
sattuu olemaan tilitoimisto, joka on se varsinainen ammattini ja työni. Mutta
aivan hyvin voisin olla jonkun yrityksen sisäänostaja tai johdon assistentti
joka päättää hankinnoista kokousten tiimoilta. Tai puolisoni olisi tai sisareni
tai paras ystäväni jne. Kyllä nytkin sanon omat mielipiteeni yrityksistä jotka
eivät vastanneet mitään. En nyt luettele niitä tähän, vaikka mieli tekisi,
mutta ajattelin olla myös ihan pikkusen fiksu joskus edes ja jättää ne mainitsematta.
Toki vielä "paremmaksikin" voi pistää kuin olla vastaamatta (siitäkin on kokemusta): vastata ensin, olla
kiinnostunut ja jo suunnitella yhdessä mitä toteutetaan, niin että ehdin jos
kertoa toiselle yhteistyökumppanille asiasta, että yhdessä keksitään kiva juttu
(tosin onneksi olen jo sen verran kokenut että mainitsen asiasta tyyliin ”jos
lähtee mukaan”, vaikka minulla on kyseisen yrityksen toimitusjohtajan
sähköposti jossa sovitaan että he ovat mukana) Kun sitten nimittäin päivä
lähestyy ja pitäisi alkaa mainostaa / tiedottaa asiasta ja kyselen tarkempia
aikatauluja, vastausta viestiini ei koskaan tule, eikä varmaan enää tulekaan,
tästä kun on jo yli vuosi aikaa. Meni ne kilpailut ilman heitä ja jo
seuraavatkin, enkä enää ole kysynytkään. Enkä kysy. Enkä myöskään osta kyseistä
tuotetta, koska samaa tuotetta saa muidenkin valmistamana.
 |
| Joskus voi sataa - siihen kannattaa varautua :) |
Muita syitä kuin
välinpitämättömyys
Joku sanoi minulle joskus, että jos vain on niin vaikea
vastata ei, niin on helpompaa jättää vastaamatta. Ettei se välinpitämättömyyttä
ole. No kyllä se on. Jos sähköpostilla ei pysty vastaamaan ”ei kiitos” ja
työnkuva on sellainen, että näihin sähköposteihin yrityksessä vastaa, niin
kyllä se on välipitämättömyyttä. Tai sitten on syytä hakeutua muihin töihin.
Toiseksi syyksi minulle on sanottu, että jos yrittäjä (pienemmissä yrityksissä)
ei ole lukenut sähköpostiaan. Onhan se toki mahdollista, sitä en kiistä. Mutta
jos yrittäjä ei lue viikon aikana sähköpostiaan kertaakaan, kyllä hän on
välinpitämätön. Välinpitämätön ihan kaikkia yhteistyökumppaneitaan kohtaan.
Niin asiakkaitaan kuin tavaran toimittajiaan kohtaan. Jos yrityksen sähköpostia
ei lueta, sitä ei julkisesti ilmoiteta. Se vaan on yksinkertaisesti
yritysmaailman totuus, jos et lue sähköpostiasi, älä julkaise sitä.
Lopuksi
Miksi kirjoitan aiheesta? En sen takia että minua tai minun
henkilökohtaisia tunteitani olisi loukattu. Että minua ei olisi noteerattu.
Toki tunnustin kirjoituksessani, että nämä asiat vaikuttavat ostopäätöksiini,
mutta en sen takia olisi lähtenyt kirjoittamaan yhtään mitään. Olen yrittäjä ja
minua surettaa, etteivät yrittäjät ymmärrä sitä tosiasiaa, että jokainen
ihminen on asiayhteydestä huolimatta potentiaalinen asiakas, mahdollisen
tulevan yhteistyökumppanin yhteyshenkilö tai muutoin henkilö joka voi vaikuttaa
omien ostopäätöstensä lisäksi myös muiden ostopäätöksiin. ”Parhaassa”
tapauksessa näitä kaikkea. Paha kello kauas kuuluu, on vanha sanonta ja se
pitää edelleen paikkansa. Se että yrittäjä tai yrityksen edustaja vaikuttaa
välinpitämättömältä on paha moka. Kirjoitukseni tuskin tavoittaa niitä
yrittäjiä joiden vastaamattomuus aikaansai kirjoitukseni, mutta toivon että
mahdollisimman moni tajuaisi sen mahdollisuuden mikä piilee siinä, miten
reagoimme sähköposteihin, joilla meitä lähestytään.
 |
| Äidin pihallemme istuttamien ruusujen kauneutta |
Kesän jatkoja kaikille tasapuolisesti!
Riikka
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti